建物の保守管理は、長期的な資産価値を維持する上で非常に重要な要素です。
建物の寿命を延ばし、快適な環境を提供するために、定期的な点検とメンテナンスが欠かせません。
しかし、従来の保守管理手法では、情報の不備や作業の効率化の課題がありました。
紙やメールによる情報共有が主流であり、情報の散逸やコミュニケーションの誤りや遅れが生じることがよくありました。
また、点検の記録や作業報告の手間も大きな課題でした。

こうした課題を解決するために、近年ではデジタルツールの活用が進んでいます。
クラウドベースのアプリケーションやIoT技術を活用することで、保守管理の効率化や情報共有の改善が期待されています。
本稿では、建物の保守管理を効率化するデジタルツールの活用法について、具体的な手法や事例を紹介します。

建物保守管理の課題と重要性

保守管理の重要性とは？

建物の保守管理は、建物の寿命を延ばし、トラブルを未然に防ぐために非常に重要です。
建物は日常的な使用や自然の影響により劣化していきます。
定期的な点検とメンテナンスにより、劣化が進む前に問題を発見し、早期対応することが可能となります。
それにより、建物の品質を保ち、安全性や快適性を確保することができます。

従来の保守管理の課題点

従来の建物保守管理手法では、紙やメールによる情報共有が主流でした。
しかし、これにはいくつかの課題がありました。
まず、情報が散逸してしまうことがあります。
複数の担当者が関与する場合、情報が行き違いになり、不備や作業の漏れが発生することがあります。
また、情報の共有が滞ることにより、迅速な対応が難しくなる場合もあります。

デジタルツールの登場と期待される効果

近年、建物保守管理においてデジタルツールの活用が進んでいます。
クラウドベースのアプリケーションやIoT技術を活用することで、情報のリアルタイム共有が可能となります。
これにより、担当者間のコミュニケーションが円滑に行われ、情報の漏れや誤りを防ぐことができます。
また、作業報告や点検記録などのデータを一元管理できるため、記録の精度向上が期待されます。

デジタルツールの種類と特徴

保守スケジュール管理ツール

保守スケジュール管理ツールは、点検やメンテナンスのスケジュールを効率的に管理するためのツールです。
従来は、担当者間でスケジュールを共有する手段が限られており、誤った情報伝達や漏れが生じることがありました。
しかし、デジタルツールを活用することで、スケジュールを一元管理し、自動で通知を送ることができます。
これにより、作業の漏れや遅れを防止し、保守計画を円滑に進めることができます。

作業報告と記録ツール

作業報告と記録ツールは、点検やメンテナンス作業の実施記録をデジタルで管理するためのツールです。
従来は、作業報告書を手書きで作成し、紙によるファイリングが行われることが一般的でした。
しかし、デジタルツールを利用することで、作業内容や作業日時、実施者などの情報を簡単に入力・管理できます。
また、データをクラウド上に保存するため、紙による情報の紛失や破損を防ぐことができます。

データ分析と予測ツール

データ分析と予測ツールは、建物の状態データを収集し、劣化の傾向やトラブル予測を行うためのツールです。
センサーやIoTデバイスを活用して、建物内部の情報をリアルタイムに収集します。
これにより、劣化の傾向を早期に把握し、適切なタイミングでメンテナンスを行うことが可能です。
また、過去のデータを分析することで、将来のトラブルや故障を予測することもできます。

後藤悟志氏による事例紹介

後藤悟志氏は、自社が管理する複数のビルの保守管理業務を効率化するためにデジタルツールを導入しました。
彼の事業は、古くからの建物を多く所有しており、従来の保守管理手法では情報の共有やスケジュール管理に課題を抱えていました。
そこで、彼は保守スケジュール管理ツールと作業報告・記録ツールを導入しました。

保守スケジュール管理ツールを利用することで、彼は複数のビルの点検やメンテナンススケジュールを一元管理できるようになりました。
それにより、各ビルの保守計画を把握しやすくなり、重要な作業の漏れを防止することができました。
また、自動通知機能により、点検やメンテナンスの期日が迫った際に自動的に担当者に通知が送られるようになりました。
これにより、担当者はスケジュールに気を取られることなく作業に集中することができるようになりました。

また、作業報告・記録ツールを導入したことで、作業内容や実施日時、実施者などの情報をデジタルで管理できるようになりました。
これにより、従来の紙ベースの報告書を作成する手間が省けるだけでなく、情報の正確性と信頼性も向上しました。
作業の履歴がデータベース化されるため、必要な情報の検索や分析も容易に行えるようになりました。

後藤氏はこれらのデジタルツールの導入により、保守管理業務の効率化と品質向上を実現しました。
さらに、ツールが提供するデータ分析機能を活用することで、将来のメンテナンス予測にも取り組む予定です。

デジタルツール導入のステップと注意点

導入前の準備と計画

デジタルツールの導入にあたっては、準備と計画が欠かせません。
まず、自社の保守管理の課題やニーズを明確にし、導入するツールの選定を行う必要があります。
ビルの数や規模、管理する情報の量などを考慮して、最適なツールを選ぶことが重要です。
ツールの機能や使いやすさ、コストなどを比較検討し、導入に見合ったものを選ぶことが成功の鍵となります。
また、ツールの導入に際してはスタッフのトレーニングも重要です。
十分な研修やサポートを行い、スタッフがツールを効果的に活用できるようサポートすることが大切です。

導入後の運用と改善

デジタルツールの導入後も、運用と改善を継続的に行うことが重要です。ツールの導入が終わった後でも、システムの安定稼働や適切なデータの入力・管理が求められます。
運用チームを設けて定期的なミーティングを行い、問題点や課題を共有することで、効率的な運用が実現できます。
また、ユーザーのフィードバックを積極的に収集し、改善点を洗い出すことも大切です。
ユーザーの声を取り入れることで、より使いやすいシステムに進化させることが可能となります。
デジタルツールは日々進化していますので、最新の機能やアップデートも積極的に取り入れることが重要です。

デジタルツールの効果と将来展望

デジタルツールの導入により、建物の保守管理業務は大きく効率化されます。
スケジュール管理の正確性が向上し、点検やメンテナンスの漏れが減少します。
作業報告や記録のデジタル化により、情報の信頼性が高まり、データの一元管理が実現されます。
さらに、データ分析や予測ツールの活用により、将来のメンテナンス予測やトラブルの未然防止が可能となります。
これらの効果により、保守管理業務の品質向上やコスト削減が実現されるとともに、ビルの寿命を延ばすことができます。

将来展望としては、デジタルツールの更なる進化が期待されます。
より高度な人工知能（AI）技術を活用することで、データの分析精度が向上し、より正確なメンテナンス予測が可能になると考えられます。
また、クラウド上でのデータ共有やブロックチェーン技術の活用により、情報の安全性と透明性が確保されます。
これにより、複数の関係者間での円滑なコミュニケーションが実現され、より効果的な保守管理が行われるでしょう。

まとめ

デジタルツールの活用により、建物の保守管理は効率化され、品質向上が実現されます。
保守スケジュール管理ツールや作業報告・記録ツール、データ分析と予測ツールなど、さまざまなツールが建物の保守管理に活用されています。
導入前の準備と計画、導入後の運用と改善が成功の鍵となりますので、これらを適切に行いながらデジタルツールの活用を進めることが重要です。
デジタルツールの更なる進化に期待しつつ、建物の長寿命化と快適な環境提供に向けて取り組んでいくことが重要です。